Kebijakan Privasi

Kebijakan ini menjelaskan praktik privasi E-Pondok (“Layanan”), sistem kehadiran wajah, buku tamu digital, dan manajemen relasi institusi untuk pondok. Pengendali data pribadi dalam kebijakan ini adalah PT Joyo Digitama Solusi, sebuah perusahaan perangkat lunak yang berkedudukan di Indonesia.

Dengan mendaftar, mengelola pondok, mendaftarkan wajah, atau menggunakan Layanan, Anda menyetujui praktik yang dijelaskan di sini. Kebijakan ini disusun mengacu pada Undang-Undang Pelindungan Data Pribadi (UU No. 27 Tahun 2022) dan selaras dengan prinsip GDPR.

Data biometrik wajah

Saat enrollmen dan pencatatan kehadiran, kamera kios memproses frame wajah secara lokal di perangkat — termasuk pemeriksaan anti-spoofing untuk menolak foto, video, atau masker palsu. Yang dikirim dan disimpan di server adalah vektor numerik (embedding 512-dimensi), bukan berkas foto atau rekaman wajah.

• Embedding wajah disimpan di Cloudflare Vectorize untuk pencocokan cepat.
• Metadata enrollmen: kualitas tangkapan, perangkat, dan waktu.
• Frame mentah tidak disimpan permanen di server.

Data kehadiran & pengunjung

• Event kehadiran: waktu masuk/keluar, arah, skor kepercayaan, perangkat pencatat.
• Buku tamu: nama, telepon, kategori, tujuan, waktu check-in/out, kontribusi kunjungan.

Data kontak relasi

• Nama, lembaga, jabatan, keahlian, status, catatan, serta tag kolaborasi dan tindak lanjut.

Data akun & autentikasi

• Email dan/atau nomor telepon untuk login magic-link tanpa password.
• Kata sandi (jika dipakai) disimpan dalam bentuk hash PBKDF2, bukan teks biasa.
• Peran pengguna dan sesi token.

Data pembayaran

Pembayaran langganan diproses oleh Polar. Kami tidak menyimpan nomor kartu — kami hanya menerima status langganan dan riwayat tagihan.

Data teknis

• Log akses, metrik kinerja, dan ID perangkat kios untuk sinkronisasi dan keamanan.

• Mencatat kehadiran lewat pencocokan wajah — pelaksanaan administrasi pondok.
• Buku tamu & relasi — pengelolaan kunjungan dan jejaring institusi.
• Keamanan akun — autentikasi, verifikasi perangkat, pencegahan penyalahgunaan.
• Penagihan — mengelola langganan dan kursi (seats).
• Kepatuhan hukum — kewajiban pencatatan dan retensi yang berlaku.

Data disimpan selama langganan aktif dan selama diperlukan untuk tujuan di atas. Embedding dan catatan enrollmen dapat dinonaktifkan kapan saja dari dashboard; penghapusan person adalah penghapusan lunak (soft delete) yang dapat dipermanenkan atas permintaan.

• Embedding wajah dinonaktifkan saat enrollmen dihapus atau person diarsipkan.
• Data kehadiran dan pengunjung disimpan selama masa langganan untuk pelaporan.
• Data akun dapat dihapus sepenuhnya atas permintaan melalui kontak di bawah.

Kami tidak menjual data pribadi. Pemrosesan melibatkan:

• Polar — pemroses pembayaran.
• Cloudflare — infrastruktur (Workers, D1, Vectorize, R2, Email).
• Pengelola pondok Anda — admin/ustadz yang Anda beri akses di pondok terkait.

Data antar-pondok tidak pernah bercampur: setiap pondok memiliki subdomain dan ruang data terisolasi. Kami hanya membagi data jika diwajibkan oleh hukum atau permintaan otoritas yang sah.

• Seluruh lalu lintas terenkripsi saat transit (TLS).
• Setiap kios menandatangani permintaan dengan kunci Ed25519; kios yang dicabut ditolak.
• Isolasi tenant berlapis: subdomain, pondok_id pada tiap baris, dan klaim pondok di token sesi.
• Kata sandi di-hash dengan PBKDF2; login tanpa-kata-sandi lewat magic-link email.

Sebagai subjek data, Anda berhak untuk:

• Mengakses dan memperoleh salinan data pribadi Anda.
• Memperbaiki data yang tidak akurat atau melengkapi data yang kurang.
• Meminta penghapusan data, termasuk embedding wajah.
• Menarik persetujuan pemrosesan biometrik — penarikan ini menghentikan pencocokan wajah.
• Menyampaikan keberatan dan mengajukan keberatan kepada otoritas pelindungan data.

Untuk menjalankan hak ini, hubungi pengelola pondok Anda (untuk data pondok) atau privasi@epondok.id untuk permintaan terkait akun dan infrastruktur.

Sebagian santri dapat berupa anak di bawah umur. Pendaftaran wajah dan pencatatan kehadiran santri dilakukan oleh pengurus atau wali yang berwenang atas pondok tersebut. Pengelola pondok bertanggung jawab mengumpulkan persetujuan wali sesuai ketentuan yang berlaku.

Infrastruktur Cloudflare berjalan di jaringan edge global; data dapat diproses di luar Indonesia untuk keperluan performa dan ketahanan. Kami memilih penyedia dengan perlindungan yang setara dan membatasi akses sesuai kebutuhan teknis.

Layanan memakai penyimpanan lokal browser (seperti token sesi) untuk menjaga login. Kami tidak memasang cookie pelacakan pihak ketiga untuk iklan.

Kebijakan ini dapat diperbarui seiring perkembangan Layanan. Perubahan material akan diumumkan melalui aplikasi atau email. Tanggal efektif di bagian atas menunjukkan versi yang berlaku saat ini.

Pertanyaan terkait privasi atau permintaan hak data dapat dikirim ke privasi@epondok.id atau ditujukan kepada PT Joyo Digitama Solusi.