Memulai E-Pondok

Semuanya dimulai di situs utama, epondok.id. Daftarkan akun platform, pilih jumlah pengguna berbayar, lalu buat pondok pertama. Setiap pondok memiliki ruang dan subdomain sendiri, misalnya pondokabc.epondok.id.

Form daftar

Form buat pondok

Halaman utama pondok berisi ringkasan semua modul secara real-time. Isinya diperbarui setiap ada check-in dan aktivitas tim Anda sepanjang hari.

Empat kartu ringkasan

• Hadir hari ini. Jumlah orang yang sedang berada di dalam, dengan persentase terhadap populasi aktif.
• Absen. Orang aktif yang belum tercatat hadir hari ini.
• Terlambat hari ini. Kedatangan yang melewati batas telat yang Anda atur.
• Tindak lanjut jatuh tempo. Tindak lanjut relasi yang sudah melewati tanggalnya.

Tren kehadiran 7 hari

Grafik batang jumlah orang yang masuk per hari selama seminggu terakhir. Penurunan akan terlihat dengan mudah.

Tamu & relasi

Dua kartu merangkum tamu hari ini & bulan ini, plus kondisi jejaring institusi Anda (baru, aktif, potensial, strategis, alumni).

Semua individu di pondok, yaitu santri, ustaz, staf, dan pengurus, tercatat di Orang. Buka menu ini dari bilah samping.

Tambah orang

Ketuk + Tambah orang. Isi minimal nama lengkap, peran, dan nomor telepon. Kolom opsional mencakup jenis kelamin, tanggal lahir, NISN, alamat, dan data wali. Tambahkan foto profil, lalu ketuk Simpan.

Daftarkan wajah

Kehadiran berbasis wajah memerlukan pendaftaran terlebih dahulu. Cari orangnya, ketuk Enroll, lalu ambil wajahnya melalui kamera browser. Pemrosesan wajah berjalan lokal di browser Anda — anti-spoofing menolak foto/video/masker, lalu embedding 512 dimensi dihitung dan disimpan di server. Pendaftaran dapat diulang kapan saja; embedding lama dinonaktifkan, bukan dihapus.

Impor & ekspor

Gunakan Impor CSV untuk menambahkan banyak orang dari spreadsheet (kolom: full_name, role, phone, email, active). Jalankan pratinjau terlebih dahulu, lalu ketuk Terapkan. Ekspor CSV mengunduh daftar saat ini beserta filter yang aktif.

Baris pertama CSV harus berisi nama kolom yang dikenali fitur Impor.

Kehadiran dicatat otomatis di gerbang — laptop berkamera yang membuka halaman Check-in yang melakukan pencatatan. Anda jarang perlu mengetik di sini. Halaman ini digunakan untuk membaca dan menganalisis catatan yang sudah ada.

Cara check-in bekerja

Seseorang berdiri di depan kamera check-in → wajah dikenali → kejadian disimpan beserta skor kepercayaan. Tidak ada tombol yang perlu ditekan. Admin juga dapat mencatat secara manual dari halaman yang sama.

Siapa yang di dalam sekarang

Tampilan kehadiran menampilkan semua orang yang sudah masuk tetapi belum keluar. Fitur ini berguna untuk mengetahui jumlah orang di dalam.

Analitik

Saring daftar kejadian berdasarkan orang, peran, dan rentang tanggal. Analitik merangkum jumlah masuk/keluar harian, yang paling sering terlambat, dan yang paling tepat waktu.

Tiga catatan akademik, masing-masing di tab sendiri: Angkatan (kelas/halaqah), Hafalan (setoran hafalan Quran), dan Rapor (rapor).

Angkatan

Kumpulkan santri ke angkatan per kelas atau halaqah. Buat angkatan dengan nama dan level opsional, lalu pakai Anggota untuk menambah/mengeluarkan santri. Satu orang hanya di satu angkatan.

Hafalan

Catat setiap setoran: pilih santri, jenis (surah/juz/halaman), referensi (misalnya “Al-Baqarah 1-5”), dan status (setor/ulang/lulus). Saring berdasarkan jenis atau status, lalu ekspor ke CSV.

Rapor

Buat periode (cth. “Ganjil 2025/2026”), lalu masukkan nilai setiap santri untuk setiap mata pelajaran. Nilai dapat berupa angka dan/atau huruf. Ganti periode dan ekspor masing-masing.

Buku tamu digital. Setiap tamu, baik wali, dosen, vendor, maupun pejabat, dicatat saat datang, mendapat nomor tamu, lalu dicatat keluar saat pulang.

Check-in tamu

Ketuk + Check-in. Isi nama dan kategori, tujuan kunjungan, serta orang yang ditemui. Foto bersifat opsional, tetapi disarankan. Tamu akan mendapat visitor_no yang unik untuk hari itu.

Kategori

parent_guardianlecturerteachergovernment_officialcommunity_leaderalumnivendorgeneralother

Kontribusi kunjungan

Buka sebuah kunjungan untuk mencatat hasilnya, seperti kuliah tamu, workshop, pelatihan, mentoring, bakti masyarakat, kolaborasi riset, atau rekrutmen. Tambahkan topik, audiens, dan luaran. Data ini masuk ke laporan relasi.

Peta jejaring institusi pondok yang terus berkembang. Orang dan lembaga yang bekerja sama dengan Anda tetap terlacak dari waktu ke waktu.

Kontak

Setiap kontak relasi menyimpan nama, institusi, jabatan, keahlian, status (baru/aktif/potensial/alumni/strategis), dan catatan. Tambahkan melalui + Tambah kontak.

Tag kolaborasi

Tambahkan tag bebas pada kontak untuk mengelompokkannya, misalnya pengajar-tamu, beasiswa, atau riset. Tag dapat ditambahkan dan dihapus kapan saja.

guest-teacherscholarshipresearch

Follow-up

Jadwalkan tindak lanjut dengan tanggal jatuh tempo dan penanggung jawab. Statusnya berubah dari terbuka → sedang berjalan → selesai (atau dibatalkan). Filter terlambat menampilkan tindak lanjut yang sudah terlewat.

Anda tidak perlu aplikasi kios untuk mendaftarkan wajah atau mencatat kehadiran. Website menjalankan engine pemrosesan wajah yang sama persis dengan kios, langsung di browser. Tidak perlu instalasi apa pun.

Kapan menggunakannya

Cukup laptop berkamera di gerbang. Berfungsi di browser modern apa pun (Chrome/Edge disarankan) — tanpa instalasi, tanpa unduhan.

Daftarkan wajah via website

Buka halaman detail orang, ketuk Enroll. Browser meminta akses kamera, lalu izinkan. Minta orang berdiri di depan kamera dan ketuk Capture. Wajah diproses secara lokal di browser Anda dan hanya template wajah (bukan foto) yang dikirim ke server. Tanda ✓ hijau menunjukkan proses berhasil. Pendaftaran yang sudah ada ditampilkan di bawah.

Check-in via website

Buka halaman Check-in dari bilah samping. Kamera mendeteksi wajah secara otomatis dan menjalankan pengenalan secara terus-menerus. Tidak ada tombol yang perlu ditekan. Saat wajah dikenali, kehadiran dicatat otomatis. Wajah yang tidak dikenal menampilkan skor kecocokan terbaik. Admin juga dapat memilih orang dari menu dropdown untuk mencatat kehadiran secara manual.

Check-in web menggunakan engine yang sama dengan enrollment, jadi template yang didaftarkan dan yang dicari konsisten. Berfungsi di browser modern mana pun (Chrome/Edge disarankan) dengan kamera.

Video: enrollment & check-in via website

Menunjukkan seluruh alur berbasis web: tambah orang, daftarkan wajah dari kamera browser, lalu lakukan check-in menggunakan kamera website. Anda tidak memerlukan kios. Video ini mencakup halaman Orang, tab Enroll, dan halaman Check-in.

Catatan amal harian santri: ibadah, akademik, akhlak. Susun template amal milik pondok (nama, kategori, satuan, target), lalu catat entri harian per santri dengan rating atau centang.

Rekap per santri

Tab Rekap merangkum streak harian (berjalan & terpanjang), jumlah entri, rating rata-rata, dan progres per amal terhadap hari efektif — seperti rapor kebiasaan, bukan sekadar buku centang.

Tagihan SPP dan biaya lain: tentukan item biaya (nominal, perulangan), lalu buat tagihan per periode dan per angkatan secara otomatis. Pembayaran diterima via QRIS, transfer, atau kas; kwitansi email terkirim sendiri ke wali.

Tunggakan & pengingat

Rekap tunggakan per santri dan kelas terlihat dari satu layar. Pengingat pembayaran untuk tagihan lewat jatuh tempo dapat ditinjau sebelum dikirim.

Katalog kitab dan buku (kitab, pelajaran, referensi) lengkap dengan penulis dan tahun. Setiap eksemplar punya kode, kondisi, dan lokasi rak. Peminjaman dicatat per santri dengan tanggal jatuh tempo; pengingat email dikirim otomatis ke wali. Reservasi bisa dibuka untuk santri.

Kunjungan klinik dicatat dari keluhan sampai tindakan (istirahat, pulang, dirujuk) dengan tingkat keparahan. Obat yang diberikan, insiden, dan riwayat imunisasi ikut tersimpan. Kunjungan dan insiden dapat mengirim email otomatis ke wali.

Denah asrama: gedung, kamar, dan ranjang. Tempatkan santri ke ranjang; status tiap tempat tidur terlihat sekali pandang. Izin keluar masuk lewat gate pass dengan persetujuan ustadz dan jam kembali yang tercatat.

Buka periode pendaftaran, lalu calon santri mendaftar sendiri melalui subdomain pondok Anda. Verifikasi pendaftar dan dokumennya dari satu daftar. Menyetujui pendaftar otomatis memasukkannya ke angkatan dan membuatkan tagihan uang masuk.

Susun katalog pasal pelanggaran versi pondok dengan poin default. Catat pelanggaran per santri, pantau poin kumulatifnya, dan terapkan sanksi bertahap dari peringatan hingga skors.

Aset pondok (elektronik, furnitur, olahraga, dll.) tercatat dengan kondisi, lokasi, dan nilai. Peminjaman barang dicatat dengan jatuh tempo; perpindahan lokasi masuk log mutasi. Ekspor CSV siap untuk audit.

Izin pulang, izin keluar, sakit, atau dispensasi diajukan dengan jenis, tanggal, dan alasan. Ustadz menyetujui atau menolak dari satu daftar; wali menerima kabar, termasuk catatan jam kembali aktual.

Cek kelengkapan data santri untuk pelaporan EMIS 4.0 — santri yang datanya belum lengkap langsung tertanda. Unduh .xlsx/CSV dengan urutan kolom terdokumentasi, atau pakai Isi otomatis template EMIS: unggah template import santri dari portal EMIS, periksa pemetaan kolom (kolom wajib yang tidak ada di E-Pondok ditampilkan), lalu unduh template yang sudah terisi dan unggah sendiri ke EMIS. Template diproses di browser; NIK hanya ada di unduhan admin/pengurus.

Asisten membaca data pondok Anda lalu membuat ringkasan anomali: santri yang kehadirannya menurun, hafalan mandek, atau sering ke UKS.

Tanya Kitab: admin mengunggah kitab di tab Korpus Kitab (PDF yang teksnya bisa disalin, DOCX, TXT, atau MD; maks 25 MB). Setelah statusnya Siap, admin dan pengurus bisa bertanya dalam bahasa Indonesia, Arab, atau Inggris. Jawaban disusun hanya dari kitab di korpus pondok, dengan rujukan [1], [2] ke kitab, bab, dan halaman (untuk PDF). Bila korpus belum membahas pertanyaan, Tanya Kitab mengatakannya alih-alih menebak. Batas pertanyaan per bulan dan pemakaiannya terlihat di tab Pengaturan.

Bagaimana Anda dan tim masuk sehari-hari.

Login magic-link

Masukkan email di layar login, lalu ketuk tautan yang dikirim ke email Anda. Anda tidak perlu mengetik kata sandi. Tautan hanya dapat digunakan sekali dan akan segera kedaluwarsa.

Cadangan password

Admin platform (di platform.epondok.id) tetap dapat masuk menggunakan kata sandi. Admin pondok menggunakan magic link.

Bahasa

Panduan ini dan referensi developer dapat dialihkan antara bahasa Indonesia dan Inggris melalui tombol ID/EN di atas. Pilihan Anda akan diingat di perangkat ini.

Peran & akses

Admin dapat melihat semuanya, termasuk Penggajian & Keuangan. Pengurus dan staf dapat melihat modul harian. Platform adalah super-admin di situs utama.